Las administradoras de planes de ahorro para la adquisición de automotores tienen obligaciones de comunicación fehaciente definidas con precisión en la Resolución General IGJ 8/2015: adjudicaciones, puestas a disposición de fondos, sustitución de vehículo y liquidación de grupo son situaciones que la norma exige notificar fehacientemente, con conservación de la prueba durante cinco años. Lo que hace particular esta resolución es que, además de establecer esas obligaciones, la propia IGJ habilitó los sistemas de notificación informática como alternativa válida a la carta documento, siempre que garanticen la inviolabilidad del envío y la guarda de la información.
Comunicación fehaciente en planes de ahorro: qué exige la Resolución 8/2015 de la IGJ
Qué dice la Resolución 8/2015 de IGJ sobre la notificación fehaciente
El artículo 19.3.1 de la Resolución 8/2015 de IGJ define con exactitud qué se entiende por notificación fehaciente en planes de ahorro: la efectuada por carta documento, telegrama o acta notarial dirigida al último domicilio constituido por el suscriptor. Hasta ahí, el estándar tradicional. Lo que sigue es lo relevante: la misma norma establece que las administradoras pueden proponer «un sistema de notificaciones informáticas que garantice la inviolabilidad del envío y recepción de la misma y prevea la guarda de la información por un período de cinco años como prueba de la puesta a disposición.»
La IGJ no solo define qué es fehaciente. También abre la puerta a la notificación digital como equivalente válido, con dos condiciones concretas: inviolabilidad del envío y conservación de la evidencia durante cinco años. Ese es exactamente el estándar que cumple el Envío con Respaldo Notarial.
Si querés entender qué hace fehaciente a una comunicación digital desde el punto de vista técnico y legal, lo explicamos en detalle en esta nota.
Las obligaciones fehacientes concretas que establece la norma
La Resolución 8/2015 establece situaciones fehacientes en distintas etapas del ciclo de vida de un plan de ahorro. Estas son las más frecuentes en la operación:
Adjudicación: El artículo 16.1 establece que los resultados del acto de adjudicación deben ser notificados «por medio fehaciente a cada beneficiario.» La notificación del ganador no es opcional ni puede hacerse por canales sin trazabilidad.
Puesta a disposición de fondos: El artículo 1.3.1, inciso f), prohíbe que los contratos omitan la obligación de la administradora de notificar al suscriptor «por medio fehaciente» cuando corresponde poner fondos a su disposición. El incumplimiento de esa notificación activa el curso de intereses moratorios desde que el pago debió realizarse.
Sustitución de vehículo: Cuando el bien adjudicado cambia y la diferencia de precio supera los límites establecidos, el artículo 23.3.2.3 exige que la administradora curse «por medio fehaciente a los suscriptores» las propuestas para regular las condiciones de pago. Los suscriptores que no acepten tienen quince días para notificar su rescisión, también fehacientemente (art. 23.3.2.4).
Liquidación de grupo: Al cierre del grupo, el artículo 25.3.1 establece que la administradora debe notificar la puesta a disposición de fondos a los suscriptores renunciantes y rescindidos «en forma fehaciente.» Los fondos que no se retiren pese a la notificación fehaciente devengan intereses a favor del suscriptor.
Por qué la carta documento no escala en planes de ahorro
Una administradora con más de diez mil suscriptores activos realiza adjudicaciones semanales, gestiona moras, procesa renuncias y liquida grupos de manera continua. Cada una de esas situaciones puede generar una o varias notificaciones fehacientes obligatorias. Con la carta documento, el costo por envío es alto, el tiempo de entrega es de entre dos y cinco días hábiles y cada pieza requiere seguimiento manual. Cuando el domicilio del suscriptor está desactualizado (algo frecuente en contratos de cuatro o cinco años de duración) la notificación no llega, los plazos legales no empiezan a correr y el proceso queda expuesto. Escalar ese volumen de comunicaciones con carta documento no es viable sin aumentar el riesgo operativo.
Cómo el Envío con Respaldo Notarial cumple con los requisitos de la IGJ
El Envío con Respaldo Notarial (ERN) es el mecanismo fehaciente 100% digital que permite a las administradoras de planes de ahorro cumplir con las obligaciones de notificación de la Resolución 8/2015 sin carta documento.
Cada ERN genera un certificado notarial que acredita el contenido íntegro del mensaje, la fecha y hora exactas, los datos de origen y destino y el registro de acceso por parte del destinatario. La evidencia queda disponible para descargarse como certificado con respaldo notarial durante cinco años, que es exactamente el plazo que exige el artículo 19.3.1. El sistema cumple con las dos condiciones que la norma establece para las notificaciones informáticas: inviolabilidad del envío y guarda de la información.
Lo que antes requería gestión postal individual por cada adjudicación, renuncia o liquidación, hoy se procesa en forma masiva desde una plataforma centralizada, con trazabilidad completa por suscriptor. Acá explicamos en detalle.
Cómo lo implementamos
Certisend es nuestra plataforma para gestionar y certificar envíos fehacientes en planes de ahorro a escala.
Empezamos con una consulta inicial donde analizamos qué tipos de notificaciones necesitás cubrir, cuál es el volumen estimado y cómo integramos Certisend con los sistemas de gestión de la administradora. Desde ahí, tu equipo opera los envíos desde la plataforma y los certificados quedan disponibles ante cualquier reclamo de suscriptor, auditoría de la IGJ o proceso judicial.
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Preguntas frecuentes sobre comunicación fehaciente en planes de ahorro
¿Qué define la Resolución 8/2015 como notificación fehaciente?
El artículo 19.3.1 establece que se considera cumplida la notificación fehaciente cuando se realiza por carta documento, telegrama o acta notarial al último domicilio constituido por el suscriptor. La misma norma habilita como alternativa los sistemas de notificaciones informáticas que garanticen la inviolabilidad del envío y la conservación de la información durante cinco años.
¿Qué pasa si la administradora no notifica fehacientemente la puesta a disposición de fondos?
El artículo 1.3.1, inciso f), establece que el incumplimiento de esa notificación activa el curso de intereses moratorios desde la fecha en que el pago debió realizarse hasta que se haga efectivo. La notificación fehaciente no es solo una formalidad: es lo que determina desde qué momento corren las obligaciones para ambas partes.
¿Las notificaciones de adjudicación pueden enviarse por email?
Un email convencional no cumple los requisitos necesarios. La IGJ exige que el sistema garantice la inviolabilidad del envío, la recepción y la guarda de la información como prueba. Sin esos elementos, la notificación no es fehaciente en los términos del artículo 19.3.1.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las constancias de notificación?
La propia Resolución 8/2015 establece cinco años en el artículo 19.3.1, que coincide con el plazo de prescripción ordinario para acciones civiles y comerciales.
¿El ERN requiere autorización previa de la IGJ para ser usado por una administradora?
La norma habilita los sistemas de notificación informática como alternativa válida, siempre que garanticen la inviolabilidad del envío y la guarda de la información. Para utilizarlos, la administradora debe presentar ante la IGJ el proceso de comunicación que va a implementar. Desde Sysworld acompañamos ese trámite junto con el equipo legal de la administradora en el caso de que lo necesiten.
