Probar que una notificación fue enviada, leída y que su contenido no fue alterado requiere mucho más que conservar el email en la bandeja de salida. Una comunicación digital es fehaciente cuando cumple cuatro condiciones técnicas y legales de forma verificable: constancia de envío, confirmación de lectura, contenido inalterable y resguardo de la evidencia. El ERN (Envío con Respaldo Notarial) fue desarrollado para garantizar cada una de ellas.
¿Qué hace que una comunicación digital sea fehaciente?
El primer elemento es la constancia de envío. Cada comunicación enviada a través del ERN genera un registro técnico completo con fecha y hora exactas, datos de origen y destino, y el código fuente SMTP: el rastro inmutable que deja el email al viajar de servidor en servidor. En un litigio, ese registro es el elemento técnico más sólido para acreditar que el envío existió y cuándo ocurrió.
El segundo elemento es la inalterabilidad del contenido. Durante todo su ciclo de vida en nuestra infraestructura, la comunicación está protegida por mecanismos de cifrado que blindan la integridad del mensaje. Cualquier modificación posterior al texto o a los archivos adjuntos sería detectable.
El tercer elemento es la confirmación de lectura. El sistema registra el momento exacto en que el destinatario accedió al mensaje y preserva esa información como un registro auditable. Si alega no haberla leído, el sistema brinda el registro de lectura con evidencia técnica verificable.
El certificado notarial digital: qué contiene y cómo funciona como prueba
El cuarto elemento es el certificado notarial digital. Este documento certifica el contenido íntegro del envío, la fecha y hora exactas, los datos de origen y destino, y el registro de lectura con trazabilidad completa. Su valor legal es equivalente al de una certificación presencial, en formato electrónico.
Cuando la evidencia debe presentarse ante un juzgado, el registro auditable y el certificado de envío se organizan en un paquete descargable que puede entregarse directamente como prueba. En litigios que requieren una verificación más rigurosa, la empresa puede ser convocada a realizar una demostración en vivo ante un perito informático, confirmando en tiempo real la integridad de los datos en los registros del sistema.
Toda esa evidencia queda resguardada en nuestros servidores durante 5 años, de acuerdo con el período legalmente requerido.
Las empresas que más utilizan el ERN operan en sectores donde las notificaciones forman parte de obligaciones concretas: financieras, fintechs, aseguradoras, planes de ahorro y retail. En todos esos casos, no poder acreditar una comunicación puede derivar en una resolución legal desfavorable.
Si tu empresa notifica cambios contractuales, vencimientos o cualquier comunicación que pueda derivar en un conflicto, el ERN es la herramienta que garantiza que ese proceso esté cubierto.
Contactanos y te contamos cómo implementarlo.
